Listen to the conversation, then answer the question:
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Italian Version:
- Chiara: Ciao Davide! Devo scrivere un’email alla professoressa Rossi per chiederle un appuntamento, ma non so come si fa. Come devo scrivere un’email formale a un professore?
- Davide: Ciao Chiara! È una domanda comune. Innanzitutto, usa un oggetto chiaro, tipo “Richiesta di appuntamento – Corso di Storia Moderna”.
- Chiara: E poi come inizio?
- Davide: Inizia con “Gentile Professoressa Rossi” o “Egregia Professoressa Rossi”. Mai solo “Ciao” o “Buongiorno” senza titolo.
- Chiara: Va bene. E dopo il saluto?
- Davide: Presentati subito: “Mi chiamo Chiara Bianchi, sono una studentessa del primo anno del corso di Storia Moderna, numero di matricola 123456.”
- Chiara: Così sa chi sono. Poi devo spiegare il motivo?
- Davide: Sì, in modo diretto ma educato. Scrivi: “Le scrivo per chiederle un appuntamento in merito all’esame del 15 giugno. Avrei bisogno di chiarire alcuni dubbi sul programma.”
- Chiara: Quindi devo essere specifica?
- Davide: Sì. Se hai un dubbio concreto, menzionalo brevemente. Non scrivere solo “ho bisogno di parlare con lei”, perché il professore non sa di cosa.
- Chiara: Giusto. E come chiedo l’appuntamento?
- Davide: Proponi della tua disponibilità: “Sono disponibile il lunedì e il mercoledì pomeriggio. Se questi orari non fossero comodi, posso adattarmi ai suoi.”
- Chiara: Meglio dare opzioni, vero?
- Davide: Esatto. Evita frasi come “Devo vederla subito” o “È urgente”, a meno che non lo sia davvero.
- Chiara: E come concludo?
- Davide: Con una formula di cortesia: “La ringrazio anticipatamente per l’attenzione e resto in attesa di un suo cortese riscontro. Cordiali saluti.”
- Chiara: “Cordiali saluti” va bene per entrambi i sessi?
- Davide: Sì, è neutro e formale. Puoi usare anche “Distinti saluti” o “Cordialmente”.
- Chiara: E devo mettere nome e cognome alla fine?
- Davide: Sempre. Sotto la firma metti anche il tuo numero di telefono e l’indirizzo email, per sicurezza.
- Chiara: Quindi la struttura è: oggetto, saluto, presentazione, motivo, proposta di orari, ringraziamento, firma.
- Davide: Perfetto. Un altro consiglio: usa un linguaggio semplice ma formale. Niente abbreviazioni come “x” o “nn”. Nessuna emoticon.
- Chiara: Certo, non le userei mai. E per quanto riguarda l’oggetto, posso scrivere “Appuntamento”?
- Davide: Meglio più dettagliato: “Richiesta di appuntamento – Corso di Storia Moderna – Chiara Bianchi”.
- Chiara: Non troppo lungo?
- Davide: No, l’oggetto deve essere chiaro subito. Il professore riceve centinaia di email, deve capire al volo di cosa si tratta.
- Chiara: Hai ragione. E se devo chiedere informazioni sul programma d’esame?
- Davide: Cambia l’oggetto: “Chiarimenti sul programma d’esame – Corso di Storia Moderna”. E nel corpo chiedi frasi precise, non generiche.
- Chiara: Tipo?
- Davide: “Le sarei grata se potesse indicarmi se i capitoli 5 e 6 del manuale sono da preparare per l’esame.” Così il professore risponde sì/no senza lunghe spiegazioni.
- Chiara: Ottimo. E se non risponde entro una settimana?
- Davide: Puoi mandare un sollecito, ma sempre educato: “Gentile Professoressa, in data 10 aprile le avevo scritto per…, ma non avendo ricevuto risposta, mi permetto di riscriverle. La ringrazio e scuso per il disturbo.”
- Chiara: Scriverò tutto con attenzione. Grazie Davide, mi hai salvato.
- Davide: Di nulla. Ricorda: meglio un’email formale troppo rigida che una informale troppo confidenziale. I professori apprezzano il rispetto.
- Chiara: Lo terrò a mente. Ora vado a scrivere la bozza. A presto!
- Davide: In bocca al lupo per l’appuntamento!
English Translation:
- Chiara: Hi Davide! I need to write an email to Professor Rossi to ask for an appointment, but I don’t know how to do it. How should I write a formal email to a professor?
- Davide: Hi Chiara! That’s a common question. First of all, use a clear subject line, like “Appointment request – Modern History Course”.
- Chiara: And then how do I begin?
- Davide: Start with “Gentile Professoressa Rossi” or “Egregia Professoressa Rossi”. Never just “Ciao” or “Good morning” without a title.
- Chiara: All right. And after the greeting?
- Davide: Introduce yourself right away: “My name is Chiara Bianchi, I am a first‑year student in the Modern History course, student ID number 123456.”
- Chiara: So she knows who I am. Then do I need to explain the reason?
- Davide: Yes, directly but politely. Write: “I am writing to ask you for an appointment regarding th exam on June 15th. I would need to clarify some doubts about the syllabus.”
- Chiara: So I need to be specific?
- Davide: Yes. If you have a specific doubt, mention it briefly. Don’t just write “I need to talk to you,” because the professor won’t know what it’s about.
- Chiara: Right. And how do I ask for the appointment?
- Davide: Suggest your availability: “I am available on Monday and Wednesday afternoons. If these times are not convenient, I can adapt to yours.”
- Chiara: Better to give options, right?
- Davide: Exactly. Avoid phrases like “I need to see you immediately” or “It’s urgent,” unless it really is.
- Chiara: And how do I close?
- Davide: With a polite formula: “Thank you in advance for your attention, and I look forward to your kind reply. Cordiali saluti.”
- Chiara:”Cordiali saluti” works for both genders?
- Davide: Yes, it’s neutral and formal. You can also use “Distinti saluti” or “Cordialmente.”
- Chiara: And should I put my full name at the end?
- Davide: Always. Under the signature, also include your phone number and email address, just in case.
- Chiara: So the structure is: subject, salutation, introduction, reason, time proposals, thank you, signature.
- Davide: Perfect. One more tip: use simple but formal language. No abbreviations like “u” or “2”. No emojis.
- Chiara: Of course, I would never use them. And regarding the subject line, can I write “Appointment”?
- Davide: Better to be more detailed: “Appointment request – Modern History Course – Chiara Bianchi”.
- Chiara: Not too long?
- Davide: No, the subject line needs to be immediately clear. The professor receives hundreds of emails; they need to understand at a glance what it’s about.
- Chiara: You’re right. And if I need to ask for information about the exam syllabus?
- Davide: Change the subject line: “Clarifications on the exam syllabus – Modern History Course”. And in the body, ask precise questions, not generic ones.
- Chiara: Like?
- Davide: “I would be grateful if you could let me know whether chapters 5 and 6 of the textbook need to be prepared for the exam.” That way the professor can answer yes/no without long explanations.
- Chiara: Great. And if she doesn’t reply within a week?
- Davide: You can send a polite reminder: “Dear Professor, on April 10th I wrote to you about…, but not having received a reply, I take the liberty of writing again. Thank you and apologies for the inconvenience.”
- Chiara: I’ll write everything carefully. Thanks, Davide, you saved me.
- Davide: Don’t mention it. Remember: better a formal email that’s too rigid than an informal one that’s too familiar. Professors appreciate respect.
- Chiara: I’ll keep that in mind. Now I’ll go write a draft. See you soon!
- Davide: Good luck with the appointment!
True or False
Read each statement carefully and decide if it is true (Vero) or false (Falso) according to the dialogue.
- Chiara chiede a Davide come si scrive un’email formale a un professore.
- Davide consiglia di iniziare l’email con “Ciao Professoressa” per essere più amichevole.
- Nell’oggetto dell’email, Davide suggerisce di scrivere qualcosa di chiaro come “Richiesta di appuntamento – Corso di Storia Moderna”.
- Secondo Davide, non è necessario presentarsi perché il professore riconosce subito l’indirizzo email.
- Nel corpo dell’email, Davide dice di spiegare il motivo in modo diretto ma educato.
- Davide consiglia di scrivere frasi come “Devo vederla subito” per mostrare urgenza.
- Per concludere l’email, Davide propone formule come “La ringrazio anticipatamente… Cordiali saluti”.
- “Cordiali saluti” è considerato da Davide un saluto neutro e formale.
- Alla fine dell’email, Davide dice di firmare solo con il nome, senza cognome né recapiti.
- Davide consiglia di usare abbreviazioni come “x” o “nn” per rendere l’email più veloce.
- L’oggetto dell’email deve essere chiaro subito perché il professore riceve centinaia di email.
- Se il professore non risponde entro una settimana, Davide dice di non scrivere mai più per non disturbare.
- Davide dice che è meglio un’email formale troppo rigida che una informale troppo confidenziale.
- Secondo Davide, i professori apprezzano il rispetto nelle email.
- Alla fine, Chiara dice che scriverà una bozza di email seguendo i consigli di Davide.
Answer keys
- (Vero) Chiara chiede: “Come devo scrivere un’email formale a un professore?”
- (Falso) Davide dice di iniziare con “Gentile Professoressa Rossi” o “Egregia Professoressa Rossi”, mai solo “Ciao”.
- (Vero) Davide fa proprio questo esempio.
- (Falso) Davide dice di presentarsi subito con nome, cognome, corso e numero di matricola.
- (Vero) Davide dice: “Sì, in modo diretto ma educato.”
- (Falso) Davide dice di evitare frasi come “Devo vederla subito” o “È urgente” a meno che non lo sia davvero.
- (Vero) Davide propone questa conclusione come esempio.
- (Vero) Davide dice che “Cordiali saluti” è neutro e formale.
- (Falso) Davide dice di mettere sempre nome e cognome, e anche numero di telefono e indirizzo email.
- (Falso) Davide dice di non usare abbreviazioni come “x” o “nn” e nessuna emoticon.
- (Vero) Davide spiega che il professore riceve centinaia di email e deve capire subito l’oggetto.
- (Falso) Davide dice che si può mandare un sollecito educato dopo una settimana.
- (Vero) Davide dice testualmente: “meglio un’email formale troppo rigida che una informale troppo confidenziale.”
- (Vero) Davide dice: “I professori apprezzano il rispetto.”
- (Vero) Chiara conclude: “Ora vado a scrivere la bozza.”
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